ناخشنودی‌های پلان اداری باز

پلان اداری باز [۲] با از میان برداشتن موانع ارتباطی و به حداقل رساندن حریم و استقلال موجود در فضای اداری سنتی (یا پلان اداری بسته) [۳] به گفتمان اداری معرفی شد و امروزه توجه مدیران سازمان‌ها را در سرتاسر جهان به خود معطوف کرده است. این شیوه از چیدمان اداری، ظاهرا به منظور دستیابی به پویایی و عملکرد بالای سازمانی مورد توجه بوده و معایب و مزایای بکارگیری آن در مقایسه با شیوه‌ی سنتی چیدمان اداری مورد مطالعه و بررسی موافقان و مخالفان قرار گرفته است. موافقان تغییر از پلان بسته به پلان آزاد می‌کوشند با طرح دغدغه‌هایی نظیر مساوات‌طلبی، مشارکت‌جویی، دستیابی به بهره‌وری بالا و مواردی از این دست، به مقاصد و نیات خود مشروعیت ببخشند؛ اما مخالفان این تغییر با گوشزد کردن معایب منجر به نارضایتی طرح پلان آزاد، مشروعیت این ادعاها را به چالش کشیده‌اند. نوشتار حاضر با اتکا بر مبانی نظری خود که بر آراء تئو فان‌لیوون و میشل فوکو استوار است، رویکردی نشانه‌شناختی- انتقادی به این طرح داشته و سعی بر این خواهد داشت با اشاره به دلالت‌های صریح و ضمنی تغییر از پلان بسته به پلان آزاد، به بحث در خصوص اهداف و مقاصد پنهان این تغییر و عواقب و عوارض ناشی از آن بر کاربران اداری بپردازد.

به باور صاحبنظران رفتار سازمانی، فضای فیزیکی اداری بر رفتار و نگرش کارکنان تاثیرگذار است و چگونگی طراحی محیط کار رابطه مستقیمی با افزایش یا کاهش عملکرد سازمانی دارد. امروزه مدیران سازمان‌ها به اهمیت فعالیت‌های مشارکتی منابع انسانی خود پی‌برده و به این منظور درصدد ایجاد تغییرات موثر در محیط کاری برای دستیابی به اهداف سازمان‌شان می­باشند. مبنای این تغییرات، حرکت به سوی مدل سازمانی مشارکتی است که بر پایه‌ی فعالیت گروه‌های اثربخش شکل گرفته است.

گروه‌های اثربخش در این سازمان‌ها به عنوان یکی از موثرترین سرمایه‌ها و منابع، برای دستیابی به عملکرد بالا در نظر گرفته می‌شوند. چنین سازمان‌هایی از مزایای عملکرد هم‌افزایی و هم‌کوشی گروه‌هایشان بهره‌مند شده و بدین ترتیب با استفاده‌ی حداکثری از منابع انسانی خود، از طریق عملکرد جمعی به اهداف خود نائل می‌شوند. به اعتقاد صاحبنظران این حوزه، برای دستیابی به بهره‌وری بالا می‌توان با آرایش مکانی هدفمند، کارکنان را به سوی رفتارهای مسئولانه و خودنظم هدایت کرده و تعامل میان آنان را به طور منسجم و پیوسته‌ای افزایش داد. علاوه بر این برای کسب رضایتمندی منابع انسانی نیز می‌بایست با روش‌های علمی، تمایز میان آنها را به حداقل ممکن رساند.

 به این منظور طراحی داخلی محیط‌های اداری امروزی به سوی از میان برداشتن یا به حداقل رساندن موانع ارتباطی و تمایز میان کاربران اداری با یکدیگر و با روسایشان پیش می‌رود. چنین طراحی امروزه با عنوان پلان اداری باز به مدیران معرفی شده و در برابر پلان اداری سنتی، یا به اصطلاح این صاحبنظران، پلان اداری بسته، مورد بحث و تبادل نظر قرار می‌گیرد. مدافعان چنین تغییراتی، جمع‌گرایی را در برابر فردگرایی قرار داده و با توسل به پژوهش‌ها و بررسی‌های علمی و مستند، به تشریح اهداف و مقاصد نیکخواهانه و مشارکت‌جویانه‌ی خود می‌پردازند. در حالیکه مخالفان این تغییر، با تاکید بر مزیت‌های طراحی سنتی و قرار دادن این مزیت‌ها در کنار معایب منجر به نارضایتی منابع انسانی، چنین تغییراتی را مورد انتقاد قرار می‌دهند. مبحث حاضر را نیز می‌توان رویکردی انتقادی- نشانه‌شناختی به پلان اداری باز در نظر گرفت. براین مبنا، برای طرح مسئله، در ادامه تعریفی از پلان اداری باز ارائه شده، سپس با مرور آراء موافقان و مخالفان تغییر به سوی پلان اداری باز، رویکرد انتقادی نوشتار حاضر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

پلان اداری باز

این نوع چیدمان اداری در دهه‌ی پنجاه میلادی در اروپا به گفتمان اداری معرفی شد و از دهه شصت به بعد در ایالات متحده رشد روزافزونی پیدا کرده است. امروزه نیز این چیدمان اداری در سرتاسر جهان مورد توجه مدیران شرکت‌ها قرار گرفته است؛ چراکه به آنها امکان می‌دهد با صرف حداقل هزینه و با بهره‌گیری از حداقل فضای فیزیکی ممکن، استفاده‌ی حداکثری از منابع انسانی خود داشته باشند.

“پلان اداری باز” را می‌توان به عنوان یک اصطلاح کلی پذیرفت که به انواع مختلفی از پلان‌های آزاد شرکت‌های امروزی ارجاع پیدا می‌کند. این پلان‌های آزاد می‌توانند از فضاهای باز بدون دیواره‌ای تشکیل شوند که میز کارکنان در آنها به‌شکل گروهی به هم متصل شده باشد (تصویر۱)[۴]. یا فضایی که به اتاقک‌هایی با دیواره‌های کوتاه (تصویر۲) [۵] یا بلند (تصویر۳) [۶] تقسیم شده باشد.  

          

همچنین مجموعه‌ای از اتاقک‌های کوتاه نیز می‌توانند به‌شکل دسته‌ای با دیواره‌های بلندتری از هم جدا شوند (تصویر۴) [۷] فضاهای اداری سیار نیز نوع دیگری از پلان‌های آزاد هستند (تصویر ۵). دو نوع متفاوت از این پلان‌های سیار در شرکت‌های امروزی مورد استفاده قرار می‌­گیرد. در هر دو نوع، کاربر به صورت سیاری در شرکت مشغول به کار می‌شود؛ با این تفاوت که در نوع اول امکان رزرو فضای دلخواه برای کاربر اداری فراهم شده [۸] و در نوع دوم چنین امکان ناچیزی نیز از او گرفته می‌شود [۹]. کاربر اداری نوع اول با شروع وقت اداری میز و ملزومات اداری سیار خود را تحویل گرفته و با پایان ساعت اداری آنها را به مسئول مربوطه تحویل می‌دهد. در این نوع پلان‌ها، تنها فضایی که به صورت ثابت به کاربر اختصاص داده شده قفسه‌ی لوازم شخصی اوست.

موافقان و مخالفان پلان اداری باز

موافقان و مخالفان این مسئله همواره طرح پلان باز اداری را در مقایسه با پلان اداری سنتی مورد بحث قرار می‌دهند. موافقان طرح پلان اداری باز براین باورند که این فضا رهایی از هر نوع محدودیت در ساختار اداری است و محیط‌های کاری را از اتاق‌های محصور و بسته به فضاهای باز، منبسط و بدون پوشش و مرزبندی فراخوانده
و به توزیع ارزش‌های برابر میان کاربران اداری کمک کرده است. به باور اینان پلان اداری باز امکان استفاده بیشتر از فرصت‌های مشاهده و یادگیری را برای کاربران خود فراهم آورده و سازمان را به سازمانی یادگیرنده تبدیل می‌کند. هدف اصلی ابداع‌کنندگان این طرح، ظاهرا، جلب مشارکت فعالانه‌ی اعضاء سازمان برای دستیابی به پویایی گروهی بوده است. به این منظور دیوارهای بلند، درها، فضاهای بسته و سایر موانع ارتباطی بین کاربران از میان برداشته شده و محیط اداری به‌شکل گسترده‌ای در معرض عموم کاربران به اشتراک گذاشته شده است. این تفکیک‌زدایی، به اعتقاد موافقان، کاربران را در نزدیکی و دسترس مستمر یکدیگر نگه داشته و منجر به این می‌شود که کاربران به‌شکل پویایی به هم مرتبط بوده و در معرض دائمی اطلاعات رد و بدل شده در سازمان قرار گیرند. این مسئله با توسل به نتایج پژوهش‌های انجام شده مورد استناد موافقان قرار گرفته است. برمبنای نتایج این پژوهش‌ها، نزدیکی و در دسترس بودن افراد به هم، به ایجاد و شکل‌گیری روابط تعاملی مستمر میان افراد کمک کرده و به‌شکل پویایی آنها را از وضعیت خود، گروه و سازمان‌شان مطلع نگاه می‌دارد و همکاری و هماهنگی میان آنان را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. از سوی دیگر در این نوع چیدمان اداری، کمک‌رسانی به کاربران با سهولت بیشتری انجام گرفته و امکان نظارت بر امور نیز به طور چشمگیری افزایش پیدا می‌کند. موافقان بر این باورند که چنین فضایی به شکل‌گیری نگرش‌ها و رفتارهای جدید در کاربران انجامیده و بهره‌وری آنان را افزایش داده و میزان رضایتمندی و انگیزه را نیز در آنان بالا می‌برد.

مسئله‌ی دیگری که موافقان بر آن تاکید دارند این است که پلان آزاد به شکل‌گیری فضای اداری دموکراتیک و از بین بردن تمایزات میان کاربران کمک شایانی کرده است. آنان با نقد پلان اداری سنتی براین مسئله اذعان می‌کنند که در گفتمان سنتی، فضای اداری در رابطه‌ای تناسبی با ساختار سلسله‌مراتبی سازمانی تقسیم می‌شد و میزان فضای اختصاص داده شده به فرد، رابطه‌ی مستقیمی با پست سازمانی او داشت؛ در حالیکه پلان اداری باز، با توزیع برابر فضای اداری میان کاربران، به شکل‌گیری گروه‌های اجتماعی با حقوق مساوی انجامیده و فضای اداری را میان تمامی افراد به یک میزان به اشتراک می‌گذارد. چراکه امروزه دیگر روابط سلسله‌مراتبی سنتی جای خود را به روابط تیمی و گروهی داده و نیاز مدیران را به فضاهای بزرگترِ دارای اتاق‌های بسته برطرف کرده‌اند (در ادامه به این مسئله باز خواهم گشت). علاوه بر آنچه گفته شد، به باور موافقان، استفاده از طرح پلان اداری باز برای مدیران مقرون‌به‌صرفه‌تر از پلان اداری بسته است؛ زیرا هزینه‌های آنان را تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد.

 مخالفان طرح پلان باز، اما، کم نیستند. به اعتقاد آنان پلان اداری باز، حداقل حریم و استقلال را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد و با فراهم کردن محیطی پرجمعیت، به‌هم‌ریخته و تنش‌زا، کاربران را در معرض مداوم سر و صدای محیطی، صدای ناشی از زنگ تلفن‌ها و گفتگوی میان افراد و دیگر عوامل مزاحمت‌زا قرار می‌دهد و به بروز عوارض روانی در آنها منجر می‌شود. علاوه بر این محیط پرسروصدای اداری، آسایش و رفاه کاربران را مختل کرده و تمرکز آنان را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد. معایب اینچنینی برخلاف نظر موافقان این طرح، منجر به کاهش انگیزه و رضایتمندی کاربران شده و بهره‌وری آنان را پائین می‌آورد. به باور مخالفان، دستیابی به بهره‌وری بالا تنها با فراهم‌آوردن محیط کاری امن و آرام، با نورپردازی مناسب امکان‌پذیر است. بنابراین ادعای افزایش بهره‌وری و رضایتمندی کارکنان در پلان اداری باز از نظر مخالفان این طرح، ادعایی بی‌اساس است. علاوه بر معایب عنوان‌شده، گرم‌کردن و خنک‌کردن محیط‌های گسترده و باز چندان سهل و ساده به نظر نمی‌آید. گذشته از این انتقال بیماری‌ها در چنین محیطی که افراد را به شکل مداومی در معرض تماس با یکدیگر قرار می‌دهد، بالا می‌رود.

پژوهش‌های انجام‌شده در این زمینه نشان می‌دهد نداشتن حریم، منشاء بسیاری از نارضایتی‌های کاربران مستقر در پلان‌های اداری باز می‌باشد. نداشتن حریم در پلان‌های سیار به مسئله جدی تبدیل می‌شود؛ زیرا کاربران در پلان‌های اینچنینی غالبا از عدم استقرار و عدم تعلقی که در محیط کاری احساس می‌کنند، گله‌مندند و وضعیت سیار آنها روابط دوستانه و غیررسمی‌شان با دیگر کاربران را دچار اختلال می‌کند. زیرا زمانیکه کاربر در محل ثابت و مشخصی مستقر می‌شود، بیشتر در معرض شکل‌گیری روابط دوستانه و صمیمی قرار دارد و سلب چنین امکانی از کاربر عوارض روانی ناخوشایندی را برای او به دنبال خواهد داشت. مخالفان طرح فضای باز بر این باورند که مدیران، رفاه، رضایت، امنیت، حریم و آسایش منابع انسانی خود را قربانی صرفه‌جویی در هزینه‌ها کرده‌اند و با استفاده از یک محیط حداقلی به اشتراک گذاشته شده از زیر بار مخارج اتاق‌های مستقل و حریم‌های امن کاربران شانه خالی کرده‌اند. آنها به هرچه کوچکترکردن محیط کاری برای به حداقل رساندن هزینه‌های خود می‌اندیشند نه به شکل‌گیری گروه‌های موثر و کارآمد در سازمان‌شان.

نوشتار حاضر علاوه بر اینکه با کلیه مباحث مطرح‌شده توسط مخالفان طرح پلان اداری باز موافق است، رویکرد متفاوت‌تری نیز به مسئله دارد و از زاویه‌ی دیگری به نقد چیدمان پلان آزاد خواهد پرداخت. رویکرد نشانه‌شناختی انتقادی بحث حاضر در دو بخش ارائه خواهد شد. بخش نخست یکی از ارکان اساسی طرح پلان اداری باز یعنی “از میان برداشتن تمایزات برای دستیابی به محیط اداری دموکراتیک” را به چالش خواهد کشید و بخش بعد به بررسی انتقادی وضعیت سراسربینی این نوع پلان‌های اداری متمرکز خواهد بود. 

بخش اول: تفکیک‌زدایی به منظور مساوات‌طلبی

یکی از اهدافی که طراحان و مجریان پلان اداری باز در سر می‌پرورانند، یا سعی بر القای آن دارند، از میان برداشتن تمایزات میان کاربران اداری عادی و بلندپایه است. به باور اینان با از میان برداشتن موانع ارتباطی و اختصاص فضای برابر به کاربران و مدیران آنان، تفاوت‌های سلسله‌مراتبی بین آنها از بین رفته و تساوی بین آنها برقرار می‌شود. آنها براین باورند که در چنین فضای گسترده‌ی به اشتراک گذاشته‌شده‌ای، دیگر تفاوتی بین رئیس و مرئوس باقی نمانده و تمامی کاربران و مدیران به یک میزان از امکان‌های محیطی سازمانی دموکراتیک بهره‌مند می‌شوند. اما در ادامه خواهیم دید چنین ادعاهایی در حد شعار برای مشروعیت‌بخشی به طرح پلان اداری باز به‌کار می‌رود؛ طرحی که چنانکه شرح آن رفت، انتقادهای گسترده‌ای را متوجه خود کرده است.

این نکته را از یاد نبریم که سازمانی که درصدد اجرای طرح پلان اداری باز است، همچنان به نمادها و شاخص‌های معرف مرتبه سازمانی گذشته وفادار است. این معرف‌ها را می‌توان شاخص‌های وضعیتی [۱۰] نام نهاد؛ شاخص‌هایی که نه از چشم کاربران عادی پوشیده می‌مانند و نه از چشم مراجعین. به طور مثال در این سازمان‌ها، تفاوت‌های سلسله‌مراتبی می‌توانند در اختصاص میزان حریم به افراد، بازنمایی شوند. به این شکل که مدیران در اتاقک‌ها یا محوطه‌هایی که دیواره‌های بلندتری دارند و در مکان دنج‌تری قرار گرفته‌اند مستقر شده و افراد تحت مدیریت آنها در محوطه‌هایی با دیواره‌های کوتاه‌تر، قابل نفوذتر، در دسترس‌تر و درمعرض‌دیدتر مستقر می‌شوند. در اغلب سازمان‌های اینچنینی مدیران در مکانی مرتفع‌تر از افراد تحت مدیریت خود مستقر شده و احاطه و کنترل بیشتری را به افراد تحت نظارت خود پیدا می‌کنند. برخی سازمان‌ها نیز از اتاقک‌های شیشه‌ای استفاده می‌کنند که قابلیت دید آنها یک‌طرفه و به نفع مدیر واحد بوده و افراد تحت مدیریت را در معرض دید مداوم او قرار می‌دهد.

علاوه بر این مدیران ارشد سازمان‌های اینچنینی همواره در بالاترین طبقات ساختمان در اتاق‌های مستقل و بزرگی مستقر شده و افراد تحت مدیریت آنها به ترتیب مرتبه‌ی سازمانی از طبقات بالا به پائین استقرار پیدا می‌کنند. به این ترتیب مدیران ارشد سازمان، به همان شکلی که در ساختار سازمانی در راس هرم قرار دارند در محیط فیزیکی سازمان نیز در راس قرار گرفته و افراد تحت مدیریت‌شان را به ترتیب مرتبه سازمانی از بالا به پائین این هرم ساختمانی مستقر می‌کنند (در ادامه به این موضوع بازخواهم گشت).  با این حساب باید گفت این سازمان‌ها هنوز به نظام سلسله‌مراتبی و اقتدارطلبانه خود وفادار مانده‌اند و تظاهرات دموکراتیک و مساوات‌طلبانه آنها تنها در حد شعاری مشروعیت‌بخش باقی مانده است.    

گذشته از این، مبلمان و ملزومات اداری اختصاص داده شده به کاربران عادی و بلندپایه در این سازمان‌ها متفاوت بوده و هر یک در شبکه‌ی دلالتی نظام سلسله‌مراتبی حامل تلویحات ویژه‌ای هستند و به تمایزات میان کاربران عادی و بلندپایه ارجاع پیدا می‌کنند. به طور مثال می‌توان به تمایزات میان صندلی‌های اختصاص داده شده به افراد در این سازمان‌ها اشاره کرد. در تصویر ۶  چند نمونه از این صندلی‌ها نشان داده شده‌اند.

آنچه در شبکه دلالتی نظام سلسله‌مراتبی، این صندلی‌ها را از هم متمایز می‌کند، مرتبه سازمانی افراد است. با نگاهی گذرا به تصویر ۶ می‌توان صندلی اختصاص داده شده به مراجعین را از صندلی مسئولین دفاتر، کاربران عادی، سرپرستان، مدیران و مدیران ارشد متمایز کرد. آنچه سبب ایجاد این تمایز شده میزان راحتی صندلی، اندازه‌ی بلندی پشت آن، انتقال‌پذیری آن و مواردی از این دست است.

  در خصوص سایر مبلمان و ملزومات اداری نیز اوضاع به همین منوال است. تنها کافیست به اندازه و نوع میزی که برای یک فرد درنظر گرفته شده توجه شود تا مرتبه سازمانی او استنباط شود. (تصویر ۷)

 به این ترتیب باید گفت تا زمانیکه مجریان طرح پلان باز اداری همچنان به نظام سلسله‌مراتبی سازمان خود وفادار مانده‌اند، تنها با از میان برداشتن دیوارها و درها نمی‌توانند مقاصد مساوات‌طلبانه‌ی خود را محقق کنند. علاوه بر وفاداری این سازمان‌ها به نظام نمادین سلسله‌مراتبی، می‌توان گفت تمایزات میان کاربران عادی و بلندپایه در این سازمان‌ها هنوز با میزان دستمزدها، اختیارات و اقتدارات اختصاص‌داده‌شده به آنها و موارد دیگری از این دست برقرار است. به‌طور مثال کاربران بلندپایه از امکان حضور شناور در سازمان‌ها برخوردار هستند، اما کاربران عادی موظفند تنها در محدوده‌ی زمانی مقرر در سازمان حضور داشته باشند و ساعات ورود و خروج آنها مورد نظارت و کنترل مدیران بلندپایه است.  

بخش دوم: سراسربینی به منظور مشارکت‌جویی

بحثی که در این بخش پی‌گرفته خواهد شد، خاستگاه خود را در آراء فوکو می‌جوید. فوکو  در کتاب مراقبت و تنبیه، به بررسی فرایند نهادینه‌کردن مسئله نظارت و مراقبت توسط نهادهای مختلفی همچون بیمارستان، زندان، دانشگاه و … پرداخته است. این فرایند نظارتی و تربیتی به‌گونه‌ای عمل می‌کند که به‌شکل درونی افراد را تابع مجموعه رویه‌هایی قرار دهد که از بیرون بر آنها تحمیل می‌شود. این رویه‌ها باید به‌شکل طبیعی‌شده در شیوه اندیشیدن و رفتار افراد رخنه کنند، به نحوی که آنها چنان این هنجارهای انضباطی و نظارتی را بپذیرند که گویی از خودشان ناشی شده باشد. به این ترتیب آنها به‌شکل خودخواسته‌ای به ساختارهای انضباطی و تربیتی تن خواهند داد.

به اعتقاد فوکو شکل‌گیری این فرایندها به آرایش مکانی این نهادها نیز بستگی دارد. معماری این فضاها هراندازه درجه‌ی رویت‌پذیری افراد را بالاتر ببرد، روال‌های نهادینه‌شده‌تری را شکل می‌دهند. او به رویت سراسربینی [۱۱] در معماری خاصی از زندان اشاره می‌کند. طرح این معماری از جرمی بنتام فیلسوف سده هجدم است. آرایش مکانی این زندان به‌گونه‌ای است که به طور یکپارچه‌ای زندانیان را سازماندهی می‌کند و تحت نظارت دائمی نگهبان زندان قرار می‌دهد. به باور فوکو آرایش سراسربینی، قاعده‌ی زندان زیرزمینی را معکوس کرده است و به بهترین شکل از امکان‌های محیطی خود برای تحت نظر قرار دادن مداوم زندانی بهره می‌گیرد؛ چراکه در اینجا نور روز و نگاه نگهبان زندان در شکار زندانی موفق‌تر عمل می‌کند تا تاریکی، که موجبات نوعی حفاظت و حریم را برای زندانی فراهم می‌کرد.

فوکو  به بررسی نحوه به‌کارگیری این نوع آرایش مکانی برای اعمال و حفظ روابط نظارتی در سایر مکان‌ها نیز پرداخته است. به عقیده او هر زمان نهاد قدرت با تعداد زیادی از افرادی مواجه شده که می‌بایست نظارتی بر آنها اعمال می‌شده، طرح سراسربینی را به کار گرفته است. این طرح برای فوکو نمودار هندسی مکانیسم قدرت است که به ایده‌آل‌ترین شکل خود تقلیل یافته است. 

فان‌لیوون براین باور است که امروزه رعایت اصول و قواعد سراسربینی به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد توجه مدیران سازمان‌ها قرار گرفته است. اشاره فان‌لیوون به طرح پلان آزاد اداری است. او بر نقش با اهمیت مکان در اعمال و حفظ روابط قدرت تاکید می‌کند؛ به عقیده‌ی او آرایش‌های مکانی اقتدارطلبانه افراد را مستعد به انجام امور به روش‌های خاصی می‌کنند؛ چراکه آرایش مکانی در خدمت نوع کنش‌های اجتماعی است که در آن به انجام می‌رسد و هر ساخت مکانی برای انجام پذیرفتن کنش اجتماعی مشخصی به کار گرفته می‌شود. این ساخت‌های مکانی تعیین می‌کنند که افراد در کجا و به چه نحوی به انجام کنش اجتماعی مشخصی بپردازند.

به پشتوانه‌ی آراء فوکو و فان‌لیوون می‌توان از زاویه دیگری به بررسی لزوم تفکیک‌زدایی و حذف دیوارها، درها و حریم‌های کاربران اداری در طرح پلان اداری باز پرداخت و همچون فوکو این طرح را معکوس‌سازی قاعده‌ی پلان اداری سنتی در نظر گرفت. طرحی که با امکان کنترل‌پذیری و نظارت بالای خود، حریم، استقلال و انتقال‌پذیری کاربران اداری را قربانی نظام اقتدارطلب سازمانی کرده است. در ادامه به بررسی نشانه‌شناختی انتقادی پلان آزاد اداری در دو سطح افقی و عمودی خواهم پرداخت.   

سطح عمودی

پیشتر گفتم چیدمان پلان آزاد در سطح عمودی از اصول و قواعد سلسله‌مراتبی پیروی می‌کند و شکل هندسی‌شده‌ی همان روابط سنتی بالادست و پائین‌دست سازمانی است. چراکه موقعیت مکانی مدیران ارشد در این سازمان‌ها همچون سازمان‌های سنتی، مطابق با هرم سازمانی در راس ساختمان (طبقات فوقانی) واقع شده و بازنمایی‌کننده‌ی اقتدار و برتری‌طلبی آنهاست. علاوه بر این روسا و سرپرستان واحدها در این سازمان‌ها غالبا در موقعیتی مرتفع‌تر از کاربران عادی مستقر شده و از جایگاهی برتر و مسلط‌تر ناظر بر امور داخلی واحد خود هستند. موقعیت بالادست‌تر به آنها این امکان را می‌دهد که اشراف بیشتری به وضعیت پائین‌دست خود داشته باشند و کاربران تحت سرپرستی خود را به شکل مستمر در وضعیت رویت‌پذیر نگاه دارند.

این رویت‌پذیری مستمر به مرور زمان، کاربران اداری را به خدمت سیستم‌های نظارتی سازمان درآورده و در شیوه‌های رفتار و تفکر آنها تغییر ایجاد می‌کند. آنها را از خود دور و به اصول و رویه‌های سازمانی نزدیک‌تر می‌سازد و به هم‌دستی به ظاهر خودخواسته‌شان با سیستم‌های نظارتی می‌کشاند.

این رویت‌پذیری ظاهرا بنا را براین گذاشته که افراد را از رجوع به فردیت‌شان بازبدارد و احساس دائمی تحت مراقبت و نظارت بودن را در آنها درونی کند. این مسئله پس از مدتی سبب خواهد شد کاربران رویه‌های انضباطی سرپرستان خود را در خود نهادینه کنند. بژ که از مشاوران مدیریتی موافق طرح پلان اداری باز است در توصیف این نهادینه‌سازی می‌نویسد پلان آزاد به شکل‌گیری نوع جدیدی از کارمندان منجر خواهد شد. چنین کارمندانی بالحن آرامی صحبت خواهند کرد،  محتاط و محافظه‌کار خواهند بود و لباس مناسب به تن خواهند داشت. آیا این تغییرات شکل‌گرفته در نگرش و رفتار کاربران، همان تغییراتی نیستند که موافقان طرح پلان باز اداری در پی آنند؟

سطح افقی

چنانکه پیشتر گفتم حریم کاربران اولین و اصلی‌ترین قربانی طرح پلان اداری باز به شمار می‌آید. در اغلب پلان‌های آزاد، چنانکه در تصاویر ۲، ۳ و ۴ شاهد هستیم، حریم هر کاربر از اطراف به دیواره‌هایی محدود شده که از سه جهت آنها را به پیرامون‌شان متصل و مرتبط می‌کند. هر چه این دیواره‌ها کوتاه‌تر، شفاف‌تر و قابل‌نفوذتر باشند عمومیت فضای اختصاص داده شده به کاربران افزایش پیدا می‌کند. در پلان‌های آزاد بدون دیواره، این عمومیت به نهایت خود می‌رسد (تصاویر ۱ و۵). با افزایش عمومیت فضا، کاربران قابل دسترس‌تر و رویت‌پذیرتر شده و کارکرد سیستم‌های نظارتی بر آنها شدت بیشتری پیدا می‌کند. در چنین شبکه‌ی گسترده‌ی به اشتراک گذاشته‌شده‌ای که به‌شکل تنگاتنگ، کاربران را با زوایای تعیین‌شده به پیرامون خود متصل کرده است، کاربران امکان انعطاف‌پذیری و انتقال‌پذیری محیطی خود را از دست می‌دهند. آنها دیگر همانند کاربران سنتی قادر به جابجایی میزهای خود نیستند و می‌بایست با وضعیتی که برایشان تعیین شده سازگاری ایجاد کنند. وضعیتی که فضای قابل دید محدودتری را نیز در اختیار آنها قرار داده است. چنانکه در تصاویر می‌بینیم، هر فرد به محض بلند کردن یا چرخاندن سر خود با فرد روبرویی یا کناردستی خود مواجه خواهد شد. محدود بودن فضای قابل دید او به دیواره‌های پیرامونش، نیز تاثیر روانی خوشایندی بر او نخواهد داشت.

   به نظر می‌رسد هدف اصلی این نوع چیدمان افقی، در وهله اول در دسترس و مشاهده و قابل شنود قرار دادن افراد توسط یکدیگر است و در وهله دوم ایجاد یک مکان عمومیِ به اشتراک گذاشته شده که خصوصیت حریم افراد را به حداقل ممکن کاهش دهد. در این فضا، فرد خود را جزئی از یک کل بزرگ تلقی خواهد کرد و به تعبیر الی و مارموت به تشکیل یک تیم “خوب” یاری خواهد رساند. از سوی دیگر، روابط میان افراد در این نوع آرایش افقی از چیزی که می‌تواند صمیمانه و دوستانه باشد (مقایسه کنید با روابط میان کارکنان هم‌اتاق در ساخت‌های سنتی) به روابط جبری، مکانیکی، افقی و به‌هم‌چسبیده‌ی سازمانی تقلیل پیدا خواهد کرد و فردیت آنها را در ازدحام جمعیت محو خواهد نمود.

عمومیت این ساخت مکانی با یکنواختی رنگی که در فضا حاکم است، شدت بیشتری پیدا می‌کند؛ فضایی که با میزهای یک‌شکل و یک‌رنگ و یک‌اندازه، سقف بلند و رنگ سرد دیوارهای برهنه و عدم استفاده از امکان‌های تزئینی، محیط اداری را به نهایت رسمیت خود رسانده و از صمیمیت و نزدیکی کاربران با پیرامون‌شان می‌کاهد. این مسئله در شرکت‌هایی که افراد شاغل در آنها می‌بایست از لباس فرم نیز استفاده کنند، شدت بیشتری پیدا می‌کند. زیرا یکی از اهداف یک‌شکل‌کردن پوشش کارکنان، قرار دادن آنها در زیرمجموعه نام اقتدارطلبانه‌ی یک سازمان و کم‌رنگ کردن فردیت و هویت آنهاست؛ فردیتی که دست‌کم در نوع پوشش یک فرد خود را بازمی‌نمایاند.   

علاوه بر این، تنگاتنگی ارتباط بین کاربران در یک چنین ساخت مکانی موجب خواهد شد که صدای افراد در معرض شنود دائمی قرار گیرد. تصور کنید که یک مکالمه‌ی خصوصی چگونه می‌تواند در چنین وضعیتی از گزند شنود تصادفی و غیرتصادفی اطرافیان در امان باشد. بنابراین یکی از دلایلی که باعث خواهد شد کارمند خوبِ توصیف شده توسط بژ  با لحن کنترل‌شده‌ای صحبت کند، همین ارتباط جبری و افقی تنگاتنگ است که به مرور زمان او را تبدیل به فردی مراقب، گوش‌به‌زنگ، محتاط و محافظه‌کار می‌کند.

آرایش مکانی تعریف شده در پلان‌های آزاد اینچنینی، به کنش‌های مطیعانه ومنفعلانه کنش‌گران خود خواهد انجامید. چراکه با شرحی که رفت، وضعیت سراسربینی اقتدارطلبانه این مکان‌ها، افراد را تحت کنترل و تربیت بار خواهد آورد و وظایف تعیین و تعریف‌شده‌ای را از آنان طلب خواهد کرد. در چنین وضعیت تحت نظارت سرکوبگرانه‌ای، افراد، پاسخ‌های فعالانه و خلاقانه و از روی اراده‌ی خود  به محیط و وقایع پیرامون را فرو می‌نشانند و فرمانبرانه خواهان آن چیزی می‌شوند که برای آنها خواسته می‌شود، نه به تنهایی که در یک تصمیم دسته‌جمعی و تیمی و در مشارکتی منفعلانه. آنها بدون اراده و میل و از روی تکرار، عادت و ترس با گذران بی‌رغبت ساعات حضورشان در شرکت، به‌ظاهر به سوی تحقق اهداف تعیین‌شده‌ی سازمان‌شان پیش خواهند رفت.

در واقع باید گفت پلان اداری که در ظاهر به‌عنوان امکانی مشارکت‌جویانه برای دستیابی به پویایی گروهی و بهره‌وری و عملکرد بالا مورد استفاده مدیران امروزی قرار می‌گیرد، به قیمت از میان برداشتن حریم، استقلال، فردیت، رفاه و آسایش کاربرانش تمام می‌شود و عملا آن اندازه رضایتمندی که از کاربران فضاهای سنتی انتظار می‌رفت را نیز از دست می‌دهد و این مسئله خود به افت بهره‌وری و عملکرد سازمانی می‌انجامد.

اگر بتوان مقاصد نیکخواهانه و مشارکت‌جویانه‌ی موافقان طرح پلان اداری باز را پذیرفت، شاید بشود گفت تغییر فرهنگ سازمانی و ایجاد نگرش‌ها و رفتارهای جدید برای دستیابی به پویایی گروهی و مشارکت فعالانه تنها زمانی میسر می‌شود که تمامی عوامل دخیل در مسئله مورد محاسبه و پژوهش قرار گیرند. مقاصد نیکخواهانه‌ی طراحان و مجریان طرح پلان اداری باز تنها در ساخت مکانی محقق می‌شود که در شکل هندسی‌اش، احترام به فردیت، حریم، استقلال، آزادی و اختیارعمل افراد را بر رعایت قوانین و اصول منفعت‌طلبانه سازمانی ترجیح داده و در پی آن پاسخ‌های فعالانه، خلاقانه و نوآورانه‌تری را از کاربرانش طلب کند. در چنین ساخت مکانی است که افراد در مشارکتی فعالانه در جهت تحقق اهداف سازمان حرکت خواهند کرد و از یک چنین سازمانی است که می‌توان عملکرد و بهره‌وری بالایی را انتظار داشت.

پانویس

[۱] مقاله‌ی حاضر با عنوان “نشانه‌شناسی انتقادی پلان اداری باز” در نهمین هم‌اندیشی حلقه‌ی نشانه‌شناسی تهران که با عنوان “نشانه‌شناسی اجتماعی” برگزار شده بود، ارائه شد و در سایت حلقه‌ی نشانه‌شناسی تهران در دسترس عموم قرار گرفت و اکنون با تغییراتی در ساختار، در تریبون زمانه منتشر می‌شود.

[۲] Open office

[3] Closed office

[4] Team-Oriented Bullpen

[5] Low-Panelled Cubicles

[6] High-Panelled Cubicles

[7] Clusters) pods)

[8] Hoteling

[9] Hot-Desking

[10] Markers of Status

[11] Panopticon

منابع

Birnholtz, J. P. & Gutwin, C. & Hawkey, K. (2007). Privacy in the Open: How Attention Mediates Awareness and Privacy in Open-Plan Offices. Retrieved in January 22, 2013 from  http://hci.usask.ca/publications/view.php?id=29

Block, L. K. & Stokes, G. S. (2009). Performance and Satisfaction in Private versus Non-private Work Settings.  Retrieved in January 22, 2013 from http://eab.sagepub.com/content/21/3/277.abstract

Boje, A.(1971). Open Plan Offices. London: Business Books.

Brand, J. L. (2005). Do Open Plan Offices Work? USA: Haworth, Inc.

Brand, J. L. (2006).  Should Your Company Transition from Traditional Private Offices to an Open Office Plan?  USA: Haworth, Inc.

Brennan, A. & Chugh, J. S. & Kline, T. (2012). Traditional versus Open Office Design: A Longitudinal Field Study. Retrieved in January 22, 2013 from http://eab.sagepub.com/content/34/3/279.abstract

Danielsson, C. B. & Bodin, L. (2010). Office Type in Relation to Health, Well-Being, and Job Satisfaction Among Employees.  Retrieved in January 22, 2013 from http://eab.sagepub.com/content/40/5/636.abstract

Duvall-Early, K. & Benedict, J. O. (2010). The Relationships between Privacy and Different Components of Job Satisfaction.  Retrieved in January 22, 2013 from http://eab.sagepub.com/content/24/5/670.abstract

Eley, J. & Marmot, A. F. (1995). Understanding Offices: What Every Manager Needs to Know about Offices. London: Penguin.

Foucault, M.(1979). Discipline and Punish: the birth of prison. Vintage.

Foucault, M.(1980). Power/knowledge: selected interviews and other writings. In C, Gordon. (Eds.). New York: Pantheon Books.

Granz, G. (1998). The Chair: Rethinking Culture, Body and Design. New York: Norton& Company. PP. 54-59.

Hedge, A. (2012). The Open-Plan Office A Systematic Investigation of Employee Reactions to Their Work Environment. Retrieved in January 22, 2013 from  http://eab.sagepub.com/content/14/5/519.abstract

Jahncke, H. (2012). Cognitive performance and restoration in open-plan office noise. Unpublished Dissertation. University of Gavle: Sweden.

Locke, E. A. (2009). Handbook of principles of Organizational Behavior. UK: Wiley.

Loewen, L. J. & Suedfeld, P. (2010). Cognitive and Arousal Effects of Masking Office Noise. Retrieved in January 22, 2013 from http://eab.sagepub.com/content/24/3/381.abstract

McElroy, J. C. & Morrow, P. C. (2010). Employee reactions to office redesign: A naturally occurring quasi-field experiment in a multi-generational setting. Retrieved in January 22, 2013 from http://hum.sagepub.com/content/63/5/609.abstract 

McGinnis, S. K. (2012). Organizational Behavior and Management thinking. USA: Jones & Bartlett Publishers.

NyunLing, P. & Cheung Chan, M. (2008). Study on noise perception and Distraction in office. Retrieved in January 22, 2013 from http://alldesignpdf.com/pdf/study-on-noise-perception-and-distraction-in-office.html

O’Neill, M. (2010).  What to Consider when Shifting from Private Offices to an Open Office Plan.  USA: Knoll, Inc.

Pile, J.(1978). Open Office Planning. New York: Watson-Guptill.

Robbins, S. P. (2001). Organizational Behavior. Upper Saddle River. NJ: Prentice Hall.

Robbins, S. P. (2003). Essentials of Organizational Behavior. Upper Saddle River. NJ: Prentice Hall.

Robbins, S. P. (2009). Organizational behavior: global and Southern African perspectives. Cape Town: Pearson Education South Africa.

Sharp, E. J. (2002). The advantages of Open Office systems. Unpublished Dissertation. Ball State University: Indiana.

Shpuza, E. (2006). Floorplate Shapes and Office Layouts: A Model of the Effect of Floorplate Shape on Circulation Integration. Unpublished Dissertation. Georgia Institute of Technology: Georgia.

Van Leeuwen, T. (2005). Introducing social semiotics. London and New York: Routledge.

Van Leeuwen, T. (2008). Discourse and Practice: New tools for Critical Discourse Analysis. UK: Oxford

نظرات

نظر (به‌وسیله فیس‌بوک)